Mit dem in advoware 5.1 integrierten E-Mail-Client advoware Mail lassen sich elektronische Nachrichten mit Bordmitteln signieren und verschlüsseln, und zwar mithilfe des weltweit anerkannten Standards S/MIME (Secure/Multipurpose Internet Mail Extensions). Dieser ist unabhängig vom Betriebssystem und wird neben advoware Mail von den gängigen Mailprogrammen, u.a. Thunderbird und Microsoft Outlook, unterstützt.
Voraussetzung für die Nutzung von S/MIME ist, dass sowohl der Absender als auch der Empfänger ein Zertifikat installiert haben. Das Kanzlei-Zertifikat können Sie mit geringem Aufwand in advoware Mail einbinden. Die Einbindung ist fast identisch mit der Einbindung von Zertifikaten in Outlook. Weiterhin können Sie die Zertifikate der Beteiligten verwalten. Sie entscheiden selbst, ob Sie mit advoware mit allen Personen oder nur mit ausgewählten Personen über S/MIME kommunizieren möchten. Natürlich können Sie auch ganz auf die verschlüsselte Kommunikation verzichten.
Zertifikate gibt es in verschiedenen “Klassen”. Diese unterscheiden sich grundsätzlich durch den Aufwand, wie eine Identität geprüft wird. Die Sicherheit der Verschlüsselung ist mit allen Klassen identisch. Für Zertifikate der Klassen 2 und 3 werden in der Regel Gebühren fällig – dafür werden bei solchen Zertifikaten aber auch Name und Anschrift des Absenders kontrolliert (beispielsweise per Postident-Verfahren, Personalausweis, Handelsregisterauszug). Die Klassen sind jedoch nicht standardisiert, jede Zertifizierungsstelle kann selbst bestimmen, wie sie ihre Klassifizierung vornimmt. advoware Mail setzt keine bestimmte Klasse voraus.
Bei der Auswahl des Anbieters zu beachten sind noch die Laufzeit, für die das Zertifikat ausgestellt wird, der Umfang des Schutzes (sind neben dem Versand und dem Empfang der E-Mails auch die Anhänge verschlüsselt?), die Sprache (Bestell- und Installationsvorgang auf Deutsch?) und die Konformität des Anbieters (Geschäftssitz in der EU?).