advoware 5.1 unterstützt Sie bei der Einhaltung des Datenschutzes (DSGVO und BDSG) und bei den vorzunehmenden technisch-organisatorischen Maßnahmen sowie bei den Dokumentations- und Auskunftspflichten mit einer Vielzahl an Hilfsmitteln und Funktionen:
- Art. 15 DSGVO (Auskunftsrecht der betroffenen Person): Erstellung der in der Kanzlei gespeicherten Daten einer Person auf Verlangen als PDF. Gleichzeitig wird ein konfigurierbares Musteranschreiben erstellt für die Übersendung an die Auskunft verlangende Person.
- Art 17 DSGVO (Recht auf Löschung): Speicherung eines Aufbewahrungsdatums pro Akte mit Anbindung an das nunmehr in die Programmstartleiste integrierte Hilfsprogramm “Akten löschen” mit neuer Option zur Löschung aller Adressen, die das Aufbewahrungsdatum überschritten haben.
- Art. 20 DSGVO (Recht auf Datenübertragbarkeit): Funktion zur Übersendung der in der Kanzlei gespeicherten Daten einer Person in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (csv). Über das Hilfsprogramm “Akten kopieren” können darüber hinaus einzelne Akten und personenbezogene Daten in eine separate (XML-) Datei exportiert werden.
- Protokollierung von Aufruf, Anlage, Löschung und sämtlicher Änderungen schützenswürdiger Adressdaten (§ 76 BDSG)
- Protokollierung von Änderungen an systemrelevanten Grundeinstellungen (Mitarbeiter, Passwortänderungen, Benutzergruppen, Rechteverwaltung)
- optionale Verschlüsselung besonders schützenswerter Daten in der Kanzlei-Datenbank (z.B. Bankverbindungen und Überweisungsdaten)
- Speicherung sämtlicher Mitarbeiter-Passwörter mit ihrem Hashwert (bereits in Vorgängerversionen)
- Verschlüsselung aller Passwörter für externe Schnittstellen (drebis, e.Consult, Creditreform, Supercheck, GDV, …)
- optionale Komplettverschlüsselung der Datensicherungen
- neue Funktion für die Erstanmeldung an die onlineAkte: Eine Einladungsfunktion sorgt dafür, dass Benutzername und Kennwort nicht mehr von der Kanzlei, sondern über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung (Schutz vor falsch eingegebenen E-Mail-Adressen in der Kanzlei) von den Mandanten selbst vergeben werden. Zusammen mit der Ende-zu-Ende-Verschlüsselung genügt die onlineAkte damit höchsten Sicherheitsstandards.
- neue Funktion “Kennwort vergessen” für die onlineAkte
- neue Option, ob bei der Erstfreischaltung der Akte eines Mandanten alle anderen Beteiligtenarten in der onlineAkte angezeigt oder ausgeblendet werden